¿Cuánto cuesta SAP Business One?

Imagen de código representando un add-on para SAP Business One

¿Entonces quieres saber cuánto cuesta SAP Business One?
 
Antes de responder esta duda, aclaremos que existe una diferencia entre costo y precio. A pesar que normalmente se utilizan como sinónimos, el término precio hace referencia al monto monetario que se debe pagar por un bien o servicio, mientras que costo se refiere a un desembolso en bienes o servicios que van a ayudar a generar más ingresos (e.g. maquinaria, planilla, entre otros).
 
Es importante hacer esta distinción porque el precio de un bien o servicio no se encuentra necesariamente vinculado a su costo, como sucede con el caso de SAP Business One.
 
SAP Business One es un ERP diseñado para ser capaz de adaptarse a las necesidades de las empresas en diferentes industrias, con diferentes tamaños y modelos de negocio, es por esto que su modelo de precios e implementación se acopla a este objetivo también.
 
A diferencia de otros ERPs, SAP Business One no se vende por módulos, puesto que su intención es ofrecer la mejor funcionalidad posible a través de un sistema unificado; es por este motivo que el sistema se instala con su funcionalidad completa, y lo que se vende, son licencias por usuario, las cuales le permiten a cada usuario acceder al sistema. Separarlo en módulos impide lograr esto.

Licencias de SAP Business One

 
Las diferentes licencias que se encuentran a la venta son:
 

  • Usuario Profesional: esta licencia se reserva para la gerencia general, gerencia financiera y/o el equipo de IT. Quien cuente con una licencia profesional puede acceder todas las funciones del sistema. 

  • Usuario Financiero: Esta licencia se le otorga a los miembros del departamento financiero o contable y les permite acceder al área financiera del sistema (únicamente). 

  • Usuario de CRM: El usuario de CRM recibe permiso para ver y, en ciertos casos, editar aspectos que pueden ser relevantes para el manejo de las relaciones con los clientes y prospectos.

  • Usuario de logística: La licencia de logística le permite al usuario ver el flujo de las operaciones, por lo cual puede ver ciertos aspectos en varias áreas del sistema como: compras, ventas, producción y funciones generales.

 
La licencia de usuario profesional es la que representa una inversión más significativa, teniendo un precio de $2,650 (USD). Para adquirir SAP Business One, la compra de 1 licencia profesional es el mínimo necesario.
 
Las licencias limitadas (financiera, CRM, logística), tienen un precio de $1400 (USD), y se requiere una por cada usuario que vaya a utilizar el sistema. 
 
Teniendo esto en cuenta, se puede dar una idea de la inversión que se debe realizar en la compra de licencias para su empresa; aunque recuerde que no todos en su negocio tienen que utilizar SAP desde un inicio, lo cual permite una compra progresiva de las licencias.
 
Aparte del costo de las licencias, se requiere de una inversión para la implementación del sistema. Puesto que se trata de un sistema complejo que requiere que se le configuren una gran cantidad de variables antes de comenzar a utilizarlo, si se desea que funcione como debe, esto lo debe realizar un profesional capacitado. Es por este motivo que existen los partners de SAP Business One.
 
Dejando de lado por el momento el precio a pagar por el servicio de consultoría (la instalación del sistema), la inversión al momento de la implementación depende de dos variables: primero, si desea que el sistema se encuentre alojado en servidores dentro de sus instalaciones, también conocido como “on-premise” o, si desea que este se aloje en los servidores del partner, el cual se le conoce como “en la nube”.
 
Esto no se refleja como un monto a pagar por la solución, pero se debe tomar en cuenta puesto que afecta el monto total requerido para la inversión.
 
Cada opción cuenta con sus ventajas y desventajas, sin embargo, nos limitaremos a las más importantes:
 

  • El servicio on-premise requiere que la empresa cuente con servidores capaces de soportar el sistema, y un equipo técnico que le otorgue mantenimiento a estos.

  • El servicio en la nube es más barato debido a que no se debe invertir en servidores o colaboradores, pero el sistema no se encuentra hospedado en los servidores internos, por lo cual se depende de una buena conexión a Internet.

  • El servicio on-premise requiere de una inversión inicial más elevada, mientras que la inversión por el servicio en la nube es un pago mensual con un monto muy asequible.

  • El servicio en la nube es equivalente a tener el sistema en los servidores del proveedor, por lo cual garantiza que se cuenta con un equipo técnico capacitado para tratar cualquier eventualidad.

No todos los partners de SAP ofrecen la opción de hospedar el sistema en sus servidores, por eso si está considerando dicha opción, asegúrese de seleccionar uno que sí ofrezca los servicios en la nube.
 
El desembolso por esto se puede calcular fácilmente tomando en cuenta la opción seleccionada.
 
Como se mencionó anteriormente, la instalación del sistema la debe realizar un profesional capacitado, el cual es un monto que no se puede calcular sin una evaluación de las necesidades de la compañía, complejidad de sus operaciones, y tamaño de la empresa.
 
El precio por este servicio solo lo puede ofrecer un partner de SAP, y se conoce como el monto a pagar por servicios de consultoría.
 
También se debe considerar que al terminar el proceso de implantación, se debe capacitar a los usuarios en el uso de este sistema, por lo cual se debe tomar en cuenta capacitaciones que se deben hacer, y en dónde se van a ofrecer (en la empresa o donde el partner).
 
El precio por adquirir el sistema puede ser mayor que el esperado por muchas compañías que creen que SAP es un sistema para microempresas, pero su costo es considerablemente bajo cuando considera la cantidad de tiempo que se ahorra en procesos, reprocesos, errores humanos en cálculos, agilidad de trámites, agilidad contable, y muchos aspectos más.
 
La pregunta que se debería hacer no es cuál es el costo de SAP Business One, pero, ¿cuál es el costo de no tener SAP Business One?