El arte de una administración eficiente

administraciónLa administración se puede considerar tanto una ciencia como un arte y, a pesar que el conocimiento que se imparte en cursos de administración en universidades y colegios profesionales es de gran utilidad para estructurar procesos y procesar la información con la que se trabaja en la empresa, la forma en que se maneja cada situación es un aspecto que varía de individuo a individuo.

 

Mientras que los aspectos técnicos se pueden aprender a través de clases y textos, la capacidad de reaccionar adecuadamente ante ciertas situaciones, así como el instinto para determinar cuando tomar una posición ofensiva o una defensiva, son aspectos que se aprenden y se entrenan a través la experiencia.

 

De la misma manera en que los principios administrativos se pueden separar entre aquellos que se pueden aprender en un aula y aquellos que solo se aprenden a través de experiencia, una administración eficiente lidia con aspectos cotidianos, los cuales son fáciles de predecir y administrar, y otros que requieren de un enfoque creativo y original para poder abarcarlos de forma que resulte en el mayor beneficio posible para la empresa.

 

No existe un secreto que garantice una administración exitosa, sin embargo, si existen cuatro elementos que le ayudarán a desarrollar una administración exitosa.

 

El primero de estos es el principio de Pareto, también conocido como la regla del 80/20, el cual desde un punto de vista administrativo establece que el 20% de los esfuerzos y recursos generan el 80% de los resultados.

 

A pesar que los porcentajes establecidos no son necesariamente exactos, es cierto que al enfocar los esfuerzos de la compañía en las pocas actividades que tienen la capacidad de generar un mayor impacto, se consigue maximizar el valor de los resultados obtenidos.

 

Esto no quiere decir que las tareas que toman el 80% de los recursos puedan ser descartadas, especialmente porque estas tareas son, en su mayoría, aquellas que mantienen una estructura dentro de la organización.

 

Las tareas relacionadas con “papeleo” son las que consumen la mayoría de los recursos, y es por eso que una mejora en la forma en que esta se administra es el primer paso hacia una administración eficiente.

 

Con el fin de lograr esto se debería optar por utilizar un sistema administrativo contable como SAP Business One.

 

Al integrar un sistema como este en su empresa, la administración de información se vuelve mucho más dinámica, y es más sencillo administrarla.

 

Simplificando los procesos de este tipo a través de una herramienta como SAP Business One ha ayudado a varios negocios a percibir una mejora de hasta el 30% en la productividad de sus operaciones, demostrando que es un paso fundamental en una administración eficiente.

 

El segundo elemento que ayuda a generar y mantener una administración eficiente es retar a la mente a lidiar con nuevos escenarios cada día.

 

Esto se puede lograr de múltiples maneras, como tomar una ruta diferente al viajar al trabajo, armar un rompecabezas nuevo, aprender alguna habilidad nueva, visitar un restaurante o bar nuevo y socializar con desconocidos, leer libros nuevos de géneros diferentes a los acostumbrados, practicar actividades nuevas solo(a) o con amigos, entre otras posibilidades.

 

El propósito de esto es mantener a la mente acostumbrada a lidiar con nueva información de forma constante, lo cual permite que se tomen mejores decisiones de forma rápida en el momento que un imprevisto se presente en el negocio.

 

El tercer elemento a tomar en cuenta es la capacidad de delegar tareas.

 

Todos saben que delegar es esencial, se quiera o no. Hay personas que se sienten cómodas delegando funciones, mientras que otras no; pero sin importar cual sea el caso, lo que realmente importa es aprender cómo delegar y cómo controlar el cumplimiento de la función delegada.

 

Existen muchos textos y teorías sobre cómo se debe delegar, pero la clve radica en realmente delegar la tarea, y no solo transferírsela a alguien mientras que uno se encuentra detrás de esta persona dictándole que hacer, o transferir la responsabilidad sin otorgar la autoridad para tomar las desiciones necesarias para cumplir el objetivo. Se debe mantener un control a través de informes periódicos que reflejen el progreso y que permitan saber si se están cumpliendo las metas propuestas, pero permitirle a quien se encuentre a cargo decidir cómo cumplir con su tarea.

 

Finalmente, el cuarto elemento es la capacidad de comunicarse claramente.

 

En muchos casos creemos que nos estamos comunicando bien, pero quien escucha en realidad está entendiendo algo diferente. Es por este motivo que siempre se debe buscar explicar una idea y corroborar lo que el receptor está entendiendo.

 

Combinando estos cuatro aspectos se puede conseguir aumentar la eficiencia de la parte administrativa de una empresa, lo cual también impulsará el resultado de las demás áreas del negocio.