La administración eficiente en las pymes del sector alimentario

finanzasLa administración estratégica es parte esencial de un negocio exitoso, siendo un punto de especial importancia para las empresas que buscan continuar incrementando su alcance, sus ingresos y mejorando sus operaciones.

 

Plantear un plan que tome en cuenta la situación actual interna y externa, que considere todos los aspectos de los procesos y, unifique los esfuerzos del negocio hacia una sola meta, requiere que se cuente con información precisa, trabajo en equipo, y un control efectivo sobre los recursos y procesos. No obstante, lograr esto requiere que se mantenga un flujo de trabajo constante y eficiente, así como la capacidad de fácilmente acceder y revisar los datos de los diferentes departamentos del negocio.

 

En el caso de los negocios del sector alimentario esto es fácil de entender; una empresa en dicha industria sin un control de procesos y un control de costes estricto no sería viable. A diferencia de aquellos negocios que se dedican a la venta de artículos que buscan satisfacer una necesidad de estima, social o de autorrealización, los cuales pueden vender sus productos con altos márgenes de ganancia debido a factores como los materiales utilizados y diferenciación de marca, la mayoría de los negocios de la industria alimentaria suelen enfocarse en proveer productos que buscan cubrir una necesidad fisiológica, por lo cual deben adherirse a un rango de precios para mantener la competitividad. Esto hace que mantener un control de costos y procesos mientras se busca mejorar la eficiencia de forma continua sea esencial para subsistir.

 

Un negocio en esta industria debe gestionar cuidadosamente el control de la materia prima, procesos de producción, mermas, inventario, costos (enfatizar el control de los costos variables), precios, flujo de caja, préstamos y líneas de crédito, compras, ventas, relaciones con clientes y proveedores y, dependiendo de la rama del sector y la estrategia del negocio, otros posibles elementos; por ejemplo, un control de rutas si transportan su producto a múltiples puntos de venta.

 

Entre estos puntos el control de costos variables es uno de los aspectos más importantes, puesto que va a afectar el margen de ganancia y el precio final del producto. Estos costos deben ser cuidadosamente analizados, y también se deben estudiar tendencias y efectos de fluctuaciones en el mercado con el fin de pronosticar posibles cambios, lo cual permitirá colocar un precio que acepte un rango de costos y mantenga un margen de ganancia aceptable.

 

“Normalmente, los costos variables suelen coincidir con los costos directos del producto, con algunas excepciones. Los costos variables más habituales que se suelen imputar al producto con este sistema son las materias primas, envases, embalajes, horas extra y comisiones de vendedores.”

Fuente: http://repositorio.uasb.edu.ec/bitstream/10644/3755/1/T1312-MBA-Estevez-Modelo.pdf

 

Entre otros costos se encuentran la optimización del proceso de producción y el mantenimiento del equipo necesario, los cuales son aspectos básicos, pero no deben olvidarse.

 

Tampoco se debe cometer el error de creer que se ha alcanzado un punto máximo de eficiencia.  

 

Conforme la tecnología avanza se presentan nuevas oportunidades que permiten mantener una mejora constante, permitiendo que se pueda mejorar la eficiencia infinitamente; lo cual lleva al siguiente tema, el uso de tecnología para mejorar la eficiencia en las empresas del sector alimentario.

 

La tecnología y la administración eficiente

 

“Se debe mencionar que las modificaciones en la industria y la distribución han sido impulsadas gracias a la aplicación de avances tecnológicos, en especial de la informática en el sector de los servicios. Dichos avances han promovido la evolución de las formas organizativas y de los procesos de automatización de la producción industrial. Castillo y Morales afirman que

Los mismos han permitido que este sistema de relaciones correspondientes a la producción, circulación y venta de alimentos pueda responder rápidamente a un mercado que está en permanente cambio y determinar, en última instancia, la eficiencia de toda la red productiva cuando ésta tenga que dirimir sus posibilidades en la arena de la competencia (59).”

Fuente: http://www.scielo.org.pe/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S2077-18862011000100006

 

La tecnología continúa avanzando con un paso acelerado, y la mayoría de los negocios han aceptado que existe una necesidad de adaptarse periódicamente a nuevas tecnologías con el fin de mantener competitividad en el mercado.

 

Los avances en áreas de producción varían dependiendo del giro de negocio, pero estos no son los únicos avances tecnológicos que tienen un efecto en las empresas. El área administrativa se beneficia constantemente de las mejoras en los sistemas de información. A pesar que los principios de planeación estratégica y administración mantienen sus fundamentos desde el siglo pasado, las herramientas y técnicas a utilizar han evolucionado con los avances en tecnología de información.

 

En el caso de las pymes, un ERP diseñado tomando en cuenta las necesidades y capacidad de las empresas de este tamaño, con la capacidad de adaptarse conforme la compañía crezca, es lo ideal.

 

Con la cantidad de soluciones administrativas disponibles, un negocio del sector alimentario debe considerar una solución que cumpla con un mínimo de requisitos, como lo son la administración de aspectos contables y financieros, manejo de inventario y distribución (incluyendo almacenamiento, catálogos y control por número de serie, entre otros), registro de compras y operaciones (listas de materiales, ordenes de producción, facturas, notas de crédito, recibos, devoluciones y pronóstico de requisitos de materiales), CRM integrado para evaluar controlar oportunidades y, permitir funciones administrativas básicas como controlar el directorio de empleados, tiempos, emitir reportes y, controlar procesos, otorgando o rechazando autorización a través del sistema.

 

La adquisición de un software de este tipo debe considerarse como una inversión a largo plazo, por lo cual se deben considerar otros aspectos, como el proveedor, actualizaciones del sistema y soporte.

 

La implementación de un ERP que integre los datos de la compañía y permita un flujo de trabajo estable y controlable es un paso vital para tener una administración eficiente, sin embargo, un ERP es solo una herramienta que facilita el trabajo. La administración es un arte y una ciencia, y una herramienta como un ERP permite maximizar la eficiencia de todos los departamentos, así como reducir el error humano; sin embargo, establecer procesos eficientes que mantengan un orden laboral sin volverse barreras para los colaboradores y, la toma de decisiones, se deben conseguir siguiendo un plan estructurado que se cree tomando en cuenta la información disponible. Lo que quiere decir que adquirir un ERP no es un remplazo a una planeación adecuada.

 

Teniendo esto presente, los elementos principales a tomar en cuenta para una administración eficiente son el análisis de datos y la toma de decisiones.

 

El antiguo proverbio dice que el conocimiento es poder. La recolección de datos se soluciona a través del uso de un ERP, pero los datos por si solos no son suficientes, estos requieren ser estudiados e interpretados para que sean útiles. Lo esencial para poder interpretar los datos es el conocimiento de la persona realizando el análisis, pero una herramienta de inteligencia de negocios se vuelve muy útil para facilitar y agilizar el proceso.

 

Una herramienta de negocios es un software capaz de obtener la información de una o más bases de datos para poder visualizar la información de forma inmediata a en representaciones visuales.

 

El proceso aún no concluye puesto que después de obtener los datos e interpretarlos, aun se debe tomar acción. Esta es la parte más importante del trabajo administrativo no vinculado a temas de personal, por parte de la gerencia. Las decisiones tomadas son las que dictan el rumbo del negocio. Por eso es que tomar decisiones informadas es de suma importancia para asegurar el cumplimiento de los objetivos (financieros u otros), la permanencia en el mercado y el crecimiento constante de la empresa.

 

Los modelos administrativos en las pymes de la industria alimentaria varían de empresa a empresa, pero sin importar cuál modelo administrativo se utilice, la eficiencia administrativa se basa en optimizar los procesos y tomar decisiones que maximicen ganancias, disminuyan costos y mejoren los procesos del negocio. Esto es cierto aun en el caso que se deba realizar una inversión que disminuya el flujo de caja al inicio. Las herramientas como los ERP, por ejemplo SAP Business One, y las herramientas de inteligencia de negocios como SAP Lumira, se vuelven indispensables bajo este principio. Es posible mantener un control en hojas de Excel o en hojas de papel, así como tomarse el tiempo para recopilar datos y analizarlos sin ayuda de software, pero esto va en contra del principio administrativo puesto que se alargan los procesos y aumentan los costos.

 

Maximizar la eficiencia es un objetivo que todo negocio debe buscar conseguir, en especial los negocios que se encuentran en el sector alimentario, donde un control estricto de los costos, gastos y procesos es necesario para mantener un flujo de caja positivo y permitir el crecimiento de la empresa.