Reducción de costos como beneficio de automatizar procesos

reduciendo gastos

La búsqueda para simplificar los procesos de una labor ha ocurrido de forma natural desde el inicio de los tiempos, elaborando nuevas herramientas o descubriendo nuevos procesos que consigan un mismo resultado de calidad similar.

Desde el momento en que Ford mejoró el proceso de la línea de producción, las empresas de todo el mundo han dedicado más recursos y tiempo en la mejora continua de la eficiencia en los procesos de trabajo. Hoy en día, con la evolución que ha tenido la tecnología informática, la automatización de procesos se ha vuelto el nuevo paso para conseguir esto. Cuando una compañía automatiza los procesos más básicos, se evitan una gran cantidad de errores humanos, se aceleran las tomas de decisiones, se libera tiempo para enfocar los recursos en tareas más importantes, se reducen las mermas (si las hay), y se reducen los costos, entre otros beneficios adicionales. Todas las compañías, sin importar la industria en la que operen, sean pequeñas, medianas, o grandes, se pueden beneficiar de automatizar algunos de sus procesos.

Se debe tomar en cuenta que la automatización puede ocurrir de diferentes maneras, en diferentes áreas, y con diferentes herramientas, no obstante, existe una área que todo negocio comparte, el área administrativa.

Los aspectos administrativos como la contabilidad, planillas, y ventas, existen en todo negocio. Es por este motivo que nos vamos a enfocar en estos para elaborar nuestro ejemplo, sin embargo, la automatización se puede llevar a pisos de producción, aspectos de compra de insumos, manufactura, servicios, y prácticamente cualquier otro departamento que tenga su empresa.

En el caso de los elementos de planillas, ventas y, contabilidad, la automatización de procesos se puede dar de dos maneras; la primera siendo el establecer las pautas y pasos a seguir durante el proceso establecido, de manera que se realicen las tareas de la forma más eficiente posible por parte de los colaboradores. 

Un ejemplo de esto es darle seguimiento a clientes potenciales cada cierto tiempo, para aquellos negocios que trabajan con carteras de clientes.

Otro ejemplo es revisar las entradas en los libros contables, o software contable, cada cierto tiempo, para simplificar la revisión al cierre de mes y, si existe alguna inconsistencia, se detecte rápidamente.

Por otro lado, existen procesos que se pueden automatizar a través del uso de herramientas, como lo es el software administrativo. 

Existen diferentes software administrativos, algunos que se enfocan solo en ciertos aspectos de un negocio, por ejemplo, las ventas, o el área contable; a su vez, existen otros que integran los procesos entre los diferentes departamentos, compartiendo la información necesaria para automatizar procesos adicionales, como lo hace SAP Business One con los departamentos de ventas, compras, inventario, finanzas y, recursos humanos, entre otros. 

En ambos casos, la mayoría de estas herramientas van a permitir que se agilicen los procesos al mantener los datos en un solo sistema que facilita encontrar la información, automatizando tareas como recordatorios; pero herramientas más avanzadas que integran las áreas administrativas de la empresa, como SAP B1, logran mucho más. Al mantener los datos de forma unificada y compartirlos entre los diferentes módulos, se aceleran procesos como registros contables al momento de realizar una venta, aprobación de superiores para tareas que requieren un flujo de aprobación, crear asientos contables al momento de realizar una compra, estados de inventario, e incluso la asignación de tareas o recursos dependiendo de si ciertas condicionales se cumplen o no.

Todas estas tareas pequeñas que son muy sencillas de hacer, consumen tiempo y recursos, que se pueden evitar de invertir en una herramienta que las automatice. 

Con esto en mente, le aconsejamos que piense un momento cuáles procesos podría automatizar en su empresa para mejorar su eficiencia, y aun si este requiere de una inversión, recuerde que a mediano plazo existen muchos gastos y costos que se pueden eliminar al mantener un flujo de trabajo eficiente. Esto puede incluso resultar en una reducción de costos en planilla si en este momento mantiene más recursos de los necesarios debido a procesos que no han sido optimizados para mejorar su eficiencia.

Lo invitamos a conocer más sobre SAP Business One, y cómo este sistema le puede ayudar a administrar todas las áreas de su empresa, comenzando por los aspectos administrativos:

http://scgint.com/sap-business-one