Ventajas de los sistemas contables computarizados

finanzasNo todos los negocios requieren administrar sus finanzas tomando en cuenta el efecto que tiene utilizar dos o más monedas para sus operaciones, pero para aquellos que si, administrar el diferencial cambiario es esencial para reducir o mantener costos y generar ganancias en vez de pérdidas, especialmente porque los precios de venta no pueden variar cada vez que el tipo de cambio fluctúe.

 

Uno de los factores más importantes para una empresa que desee ser exitosa y crecer continuamente, es mantener un control contable estricto, el cual debe ser fácil de organizar y analizar. No importa si se trata de una empresa pequeña, mediana o grande, mantener un control contable adecuado es esencial; de hecho, es común que muchas empresas que crecen sin un adecuado control sobre sus finanzas eventualmente se enfrenten a pérdidas, e incluso la posibilidad de enfrentar la bancarrota, porque a pesar de percibir una gran cantidad de ingresos, sus gastos y costos los terminan superando debido a una mala administración de fondos.

 

Teniendo en cuenta la importancia de mantener una administración óptima de los recursos financieros de la empresa, cabe mencionar que la contabilidad se puede administrar de dos maneras, utilizando libros mayores tangibles (de papel), o un sistema contable computarizado (software contable).

 

El uso de software contable depende de dos factores, uno siendo el tamaño de la empresa, y segundo, el tipo de negocio. La mayoría de las medianas y grandes empresas requieren de un sistema contable que les permita controlar todas las entradas y salidas de activos, pasivos y patrimonio, pero debido a limitaciones de cantidad de mercancía, clientela, rotación de inventario, entre otros, muchos pequeños negocios no necesitan un sistema avanzado, y pueden mantener un orden adecuado en sus libros contables. A su vez, los negocios que se enfocan en la venta de artículos con altos precios y grandes márgenes de ganancia (e.g. immobiliaria), pueden preferir no utilizar un sistema contable computarizado, puesto que la cantidad de entradas que se deben registrar son limitadas y fáciles de organizar.  

 

Para aquellos negocios que sí deberían utilizar un sistema contable computarizado, que son la mayoría de los negocios medianos o grandes con un volumen de ventas que requiere la contratación de un contador a tiempo completo, se debe tomar en cuenta que esta es una inversión que no puede ser evitada.

 

Los sistemas contables computarizados pueden ser algo intimidantes, puesto que requieren de una inversión monetaria adicional al costo de mantener a los colaboradores del área contable, y requieren que el equipo aprenda a utilizarlos. Aparte de estos dos motivos, es común que se presente una resistencia al cambio por parte de empresas que han crecido utilizando un sistema de libros mayores (físicos), y lograban mantener un control adecuado hasta hace poco tiempo; sin embargo, efectuar el cambio lo antes posible es de vital importancia, no solo porque facilita la transición al haber menos datos que trasferir, pero debido a los muchos beneficios que estos sistemas ofrecen a los negocios que los utilizan.

 

Entre estas ventajas, o beneficios, se pueden mencionar los siguientes:

 

Velocidad

Puesto que los sistemas contable cuentan con la capacidad de procesamiento y las herramientas de búsqueda de un ordenador, llevar a cabo las tareas contables requieren de menos tiempo.

 

Automatización

En muchos casos se pueden integrar dos programas, para que al momento de registrar una acción en un sistema (e.g. ingreso de artículos al almacen, la venta de artículo), el software contable se encargue automaticamente de crear los asientos contables correspondientes.

 

Disminución del error humano

Puesto que la mayoría de los cálculos se realizan de forma automática al registrar ventas o compras, se asegura que se evitan errores humanos en el cálculo de los montos.

 

Informes

Los sistemas contables computarizados permiten crear informes de Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales rápidamente para que la administración pueda visualizar la información requerida y tomar decisiones. En varios casos también es posible automatizar esta tarea, haciendo que el sistema se encargue de crear los reportes y exportarlos, o incluso enviarlos a un correo electrónico.

 

Documentos contables

Todo negocio tiene una serie de documentos contables que debe emitir periódicamente o por evento, como lo son facturas, estados de CxC, estados de CxP, Cheques de Nominas, entre otros, y los sistemas contables son diseñados para ayudar con la elaboración de estos documentos para facilitar y acelerar el proceso.

 

Disminución de costos

De forma indirecta, un software contable ayuda a disminuir los costos de la empresa, puesto que ayuda a evitar la necesidad de contratar más colaboradores para asistir en el departamento contable.

 

A pesar de que ciertos negocios no requerirán invertir en un sistema contable computarizado en este instante, si su empresa ya cuenta con un departamento contable, definitivamente se beneficiará por comenzar a utilizar uno.

 

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